يعد جرد المستندات كتابًا مرجعيًا يكشف عن تكوين ومحتوى المستندات ، وينظمها ويأخذها في الاعتبار ضمن مجموعة المستندات بأكملها. يعد تجميع قوائم الجرد مرحلة مهمة في معالجة المستندات وترتيبها ، والغرض منها ليس فقط سلامة المستندات ، ولكن أيضًا تنفيذها الواضح.
تعليمات
الخطوة 1
قم بتسجيل قائمة المستندات على ترويسة المنظمة (إن وجدت). هذا ليس مطلوبًا ، ولكنه مطلب مرغوب فيه لمثل هذه المستندات. في أي حال ، يجب الإشارة إلى اسم المنظمة.
الخطوة 2
اكتب العنوان ، الذي يجب أن يحتوي على معلومات تحدد ملكية المستندات المدرجة في الجرد. على سبيل المثال ، "جرد المستندات في القضية الجنائية" ، "جرد المستندات المتاحة في ملف التصديق" ، "جرد المستندات الخاصة بالتأشيرة إلى الدنمارك" ، إلخ. إذا قامت المنظمة بتجميع قوائم الجرد بشكل منتظم ، فقم بتدوين الرقم التسلسلي للمخزون.
الخطوه 3
قم بإنشاء جدول يتكون من الأقسام التالية: "رقم p / p" ، "اسم المستند" ، "عدد الأوراق في المستند". يرجى ملء جميع الحقول المدرجة. أضف أعمدة البحث إلى الجدول حسب الحاجة. على سبيل المثال ، الصفحات من _ إلى _ وأرقام الصفحات والقيمة والملاحظة وما إلى ذلك.
الخطوة 4
تحت الجدول ، اكتب عدد الأوراق أو المستندات أو النسخ التي تقوم بتضمينها في المخزون. اكتب بالأرقام والكلمات: 3 (ثلاثة) ، 25 (خمسة وعشرون).
الخطوة الخامسة
أكمل تجميع الجرد بتوقيعات رؤساء المنظمة ، بطريقة أو بأخرى مسؤولة عن تنفيذ هذا الجرد (مفتش قسم شؤون الموظفين ، رئيس الإنتاج ، إلخ). اكتب الاسم الكامل لمنصب المدير ونسخة من اسمه الأخير واسمه الأول واسم عائلته. إذا لزم الأمر ، قم بتضمين اسمك الكامل في المستند. وتوقيع من سلم المستندات وقبلها.
الخطوة 6
أشر أيضًا إلى تاريخ المستند. يمكن أن يكون موجودًا في نهاية الجرد وبدايته ، سواء على يسار المستند أو يمينه. لا يتم وضع ختم المنظمة على الجرد.
الخطوة 7
يتم وضع قائمة الوثائق في نسختين: واحدة تبقى في المنظمة ، والأخرى معروضة في مكان الطلب.
