يعد الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية مهمة شاقة إلى حد ما. يجب الاحتفاظ بالمجلدات التي تحتوي على فواتير لبعض أنواع العقود في المؤسسة لمدة تصل إلى عشر سنوات ، لذلك يجب حفظها بحيث يمكن العثور على المستند الضروري في أي وقت.
تعليمات
الخطوة 1
الاحتفاظ بدفتر دفتر يومية للفواتير. أدخل هناك جميع أرقام المستندات التي تنوي حفظها. من الأفضل القيام بذلك إلكترونيًا أو في برنامج خاص أو في جدول بيانات Excel عادي. أدخل رقم المستند (مختلط عادةً - رقمي ورقمي) وتاريخه. من وقت لآخر ، انقل البيانات إلى الأقراص بحيث يظل الأرشيف سليمًا وآمنًا في حالة تعطل جهاز الكمبيوتر.
الخطوة 2
قم بإنشاء دفاتر أستاذ للفواتير متعددة إذا كان هناك أكثر من كيان قانوني واحد في الشركة. عند صياغة مستند ، أعطه على الفور الرقم المناسب. تطبيق الاصطلاحات. على سبيل المثال ، ضع علامة على الفواتير الصادرة لـ JSC "Zolotaya Antelope" كـ 123-ZA ولـ JSC "Padishah" كـ 123-P. تأكد من الإشارة إلى رقم العقد أو الاتفاقية التي تم إعداد هذه الفاتورة من أجلها.
الخطوه 3
خذ الفاتورة لتقديمها. قم بعمل ثقبين باستخدام ثقب. الصق المستند في مجلد. استخدم مواد رابطة شديدة التحمل لتجنب تجعد الأوراق المالية الخاصة بك. لا تحشوهم بإحكام شديد.
الخطوة 4
طريقة التخزين الثانية في مجلدات الملفات. خذ الغطاء الشفاف وأدخل الفاتورة فيه. ضع الملف في غلاف وآمن باستخدام حوامل خاصة.
الخطوة الخامسة
قم بتسمية كل مجلد. لاحظ فواتير الكيانات القانونية المخزنة هناك. اكتب الفترة التي تم فيها جمع المستندات.
الخطوة 6
يرجى إرسال فواتير أقدم من ثلاث سنوات إلى المستودع. قم بطي المجلدات في صناديق من الورق المقوى سهلة التهوية. حدد على الجدران عدد المجلدات الموجودة بالداخل والكيان القانوني الذي تنتمي إليه. في البرنامج الذي تسجل فيه المستندات ، ضع علامة على أي منها تم إرساله إلى المستودع. إذا لزم الأمر ، سيكون من الممكن دائمًا التقاط الأرشيف والعثور على الأوراق اللازمة.
