يعتبر خطاب الرفض جزءًا محددًا جدًا من المراسلات التجارية. يجب أن يحتوي على رد سلبي على طلب العميل أو عرض الشريك. في الوقت نفسه ، من المهم الحفاظ على علاقات جيدة مع متلقي الرسالة. من أجل التعبير عن موقفك بشكل لا لبس فيه ، ولكن ليس للإساءة إلى المرسل إليه وترك انطباع إيجابي عن نفسك ، اتبع القواعد الأساسية لكتابة الرفض.
ضروري
- - الترويسة الرسمية للمنظمة ؛
- - الحاسوب؛
- - طابعة.
تعليمات
الخطوة 1
قم بصياغة رسالتك. لا تهمل هذه المرحلة من إعداد الوثيقة. سيسمح لك بترتيب أفكارك واختيار العبارات الأكثر صحة.
الخطوة 2
ابدأ النص بالعنوان التقليدي للمتلقي: "عزيزي إيفان إيفانوفيتش!" أو "عزيزي السيد إيفانوف!" لا تستخدم صياغة أخرى ، لأن الرفض الكتابي رسمي.
الخطوه 3
في الزاوية اليسرى العلوية ، حدد المرسل إليه من الرسالة: اسم الشركة ، والوظيفة ، واللقب ، والأحرف الأولى من اسم الموظف أو اللقب والأحرف الأولى من اسم شخص عادي. سيتم تقديم معلومات حول شركتك على الورق الرسمي ذي الرأسية في الزاوية اليمنى العليا.
الخطوة 4
اكتب النص الأساسي للوثيقة. أولاً ، كرر الطلب أو الاقتراح الذي تم استلامه. بالطبع ، لا تحتاج إلى إعادة كتابة نص المستند الوارد بالكامل. يكفي تلخيص جوهرها في بضع كلمات ، باستخدام المنعطفات التقليدية لخطاب العمل: "وفقًا لطلبك للحصول على نسخة من الأمر …" أو "استجابة لطلبك بتمديد فترة الإقراض الميسر ، نبلغ …".
الخطوة الخامسة
بعد ذلك ، اذكر أسباب الرفض. يجب أن يكون تفسير الإجابة السلبية قصيرًا ومنطقيًا وحازمًا من حيث الجوهر ، ولكن ليس قاسًا في الشكل. لا تشوه الموقف ولا تقدم حقائق غير موجودة وحجج غير قابلة للتصديق. كلما أمكن ، قم بعمل نسخة احتياطية من كلماتك بالإشارة إلى القوانين واللوائح. لكن لا تذهب إلى المبالغة. إن تحميل الرسالة بإفراط في التفسيرات المطولة والاعتذارات الكلامية ، فإنك تخاطر بإثارة غضب المرسل إليه.
الخطوة 6
ابدأ الجزء الأخير من الخطاب بالصياغة القياسية التي تتيح لك أن تظل مهذبًا ، ولكن مصرة في قرارك: "بالنظر إلى الحقائق المذكورة أعلاه ، علينا ، للأسف ، رفض التعاون مع شركتك" أو "نأسف لإبلاغك أنه من المستحيل تمديد حد الائتمان أكثر من ذلك. "…
الخطوة 7
حاول التخفيف من الرفض. تحقيقًا لهذه الغاية ، قم بإبلاغ المرسل إليه حول خيارات التعاون الأخرى ، والخدمات الجديدة لشركتك التي يمكنه استخدامها بشروط تفضيلية ، وحول إمكانية إعادة النظر في طلبه بعد فترة زمنية معينة ، وما إلى ذلك يجب أن تكون جميع المعلومات صحيحة تمامًا وحديثة.
الخطوة 8
أعد قراءة مسودة الرسالة. تصحيح الأخطاء وإجراء الإضافات والتصحيحات اللازمة. اطبع الرفض على الورق الرسمي الخاص بالمنظمة ، ووقعه مع المدير وأرسله إلى المرسل إليه.
