إن نشاط أي مؤسسة أو مؤسسة ، بغض النظر عن شكل الملكية ، مستحيل بدون إدارة المستندات ، والتي ، في الواقع ، هي تأكيد لهذا النشاط. تم توحيد تداول الوثائق في السبعينيات من القرن الماضي ، لكن المعايير التي تم إنشاؤها بعد ذلك ، مع تغييرات وإضافات طفيفة ، لا تزال سارية حتى اليوم.
تعليمات
الخطوة 1
يشتمل نظام إدارة المستندات الموحد المطلوب لدعم أنشطة المنظمة على ثلاثة أنواع من المستندات:
- تنظيمية ؛
- إداري؛
- معلومات ومراجع.
النوع الأخير من المستندات مساعد فيما يتعلق بالاثنين الأولين ، وعلى عكسهما ، فهو ليس إلزاميًا للتنفيذ. أنها تحتوي على أي معلومات خدمة خاصة ضرورية لاتخاذ القرارات الإدارية وفهمها وتنفيذها بشكل صحيح.
الخطوة 2
الوثائق المرجعية تشمل: النشرات الإخبارية التجارية. البرقيات والرسائل الهاتفية. الخدمة والتقرير والمذكرات التفسيرية ؛ الملخصات والمراجعات وتقارير المعلومات والأفعال. محتوى هذه الوثائق يمكن فقط أن يؤخذ في الاعتبار أو الحث على اتخاذ إجراء بناء على هذه المعلومات. هذا جزء مهم من سير العمل ، وبدونه يستحيل تنظيم أي عملية إنتاج.
الخطوه 3
إذا تحدثنا عن أنواع معينة من المعلومات والوثائق المرجعية ، فإن الجزء الأكبر منها ، كقاعدة عامة ، عبارة عن رسائل معلومات ، حيث يلفت المؤلفون انتباه المستفتى إلى بعض الحقائق أو المعلومات حول السلع أو الأحداث أو الأنشطة القادمة. يمكن أن تكون استباقية وتلك المكتوبة في شكل تقرير عن تنفيذ المهام المعينة من المؤسسات الرئيسية ذات أعلى مستوى إداري. تشير خطابات المبيعات ذات الدوافع الذاتية أيضًا إلى المعلومات والمستندات المرجعية.
الخطوة 4
ملخص أو نظرة عامة أو مذكرة إعلامية - المستندات التي تحتوي على وصف لبعض من نفس النوع من الحقائق أو الأشياء أو الأحداث التي قد يوجد فيها ملخص موجز ، ولكن هذا المطلب ليس إلزاميًا. يمكن إعداد الشهادات العادية بناءً على طلب الأطراف أو الأفراد المهتمين وتكون بمثابة وثيقة تؤكد أي حقيقة. هذه ، على سبيل المثال ، شهادات الراتب ، وتكوين الأسرة ، ومكان العمل أو الدراسة ، وما إلى ذلك.
الخطوة الخامسة
تُستخدم ملاحظات الخدمة عادةً لتبادل المعلومات بين الأقسام التي لا تعتمد بشكل مباشر على الإنتاج. تتم كتابة التقارير إلى المشرف المباشر من أجل إبلاغه بالحقائق التي يحتاج إلى معرفتها أثناء الخدمة. تستخدم البيانات التفسيرية في حالات انتهاك نظام العمل ، ويتم كتابتها من قبل المخالفين أنفسهم لشرح فعلهم. يتم وضع الإجراءات التي تؤكد حقيقة معينة بشكل جماعي وتوقيعها من قبل 3 مشاركين على الأقل في الشيك أو الإجراء.
